Existe uma abordagem certa para a Gestão de Projetos?
Preditiva, Adaptativa ou Híbrida?
O uso da matriz de Ralph D. Stacey, teórico organizacional, se tornou um “clássico” quando o tema é a escolha da abordagem de gestão de projetos.
Apesar de polêmica, já que a separação das fronteiras entre o complicado e complexo não é tão clara assim, e muitas vezes essas dimensões atuam conjuntamente, ela vale como disparador de uma reflexão.
Existem diferentes abordagens para gerenciar um projeto, o que acaba sendo traduzido em diferentes ciclos de vida. Não se trata de definir um pior ou melhor modelo, mas sim de entender o contexto, as características do projeto, as culturas das organizações envolvidase, claro,o quanto é possível definir escopo e requisitos logo no início.
Projetos com escopos bem definidos e com histórico sobre o uso da tecnologia que será usada na sua implementação ? Abordagens preditivas podem funcionar bem.
Dificuldades de congelar requisitos nas etapas iniciais pelo ineditismo do projeto, falta de previsibilidade técnica ou mesmo pelo dinamismo e volatilidade do ambiente de trabalho? Abordagens adaptativas são mais indicadas.
Perguntas chaves:
- O quanto o escopo está claro desde o início?
- As partes envolvidas estão em concordância quanto aos requisitos?
- Há consenso entre os envolvidos sobre os objetivos?
- Existe histórico ou previsibilidade técnica no projeto?
- O ambiente é estável ou marcado por volatilidade?
Características do Ciclo de Vida Preditivo
Seguem um sequenciamento lógico, e, portanto, são lineares. Tais processos são conhecidos como ciclos de vida em “cascata”, pois se assemelham a uma cachoeira quando diagramados. Esses ciclos de vida podem durar anos. Uma estrutura de ciclo de vida plurianual é preferida em grandes projetos de construção, uma vez que a definição do produto é estável e a tecnologia é compreendida.
Uma característica de um ciclo de vida preditivo é que ele pode criar documentações extensas de requisitos, [i]uma vez que a análise dos mesmos é realizada meses ou anos antes da implementação. A documentação orienta todas as etapas subsequentes do projeto.
Os analistas documentam o desenvolvimento antes do estágio de implementação. Este registro é necessário porque, em projetos longos, as organizações podem enfrentar problemas de fluxo de caixa interrompendo os projetos durante meses ou anos. Assim, outra equipe poderá retomar o projeto após a interrupção, uma vez que cada etapa está minuciosamente documentada.
Ciclos de Vida Adaptativos
Os ciclos de vida adaptativos são projetados para permitir mudanças ou adaptações no meio de um projeto sem perda significativa de esforço. Esta flexibilidade contrasta com os ciclos de vida preditivos, onde uma mudança substancial nos objetivos ou requisitos durante a implantação acarretaria um considerável aumento de custos.
Os ciclos de vida adaptativos vêm com muitos nomes diferentes: modelos iterativos, modelos incrementais, entre outros. O ponto essencial de uma abordagem adaptativa é que ela não define e congela requisitos nas etapas iniciais. Um projeto adaptativo é configurado para se adequar às mudanças das necessidades das partes interessadas, às mudanças no escopo, às mudanças na tecnologia e às mudanças nas expectativas dos consumidores.
Os ciclos de vida adaptativos funcionam bem no setor de TI. A maior parte da literatura atual sobre abordagens adaptativas (como Disciplined Agile, Scrum, Kanban ou SAFe®) discute o tema no contexto de desenvolvimento de software. Os ciclos de vida adaptativos são melhores para o desenvolvimento de aplicativos e implementação de aplicações Web devido as rápidas mudanças que ocorrem na Internet impulsionadas pela transformação digital no ambiente de negócios. Meses de atrasos em um projeto de software em um mercado tecnológico em constante mudança provavelmente significa que ele já se tornou obsoleto antes mesmo de entrar em operação.
Sprints
Estas abordagens adaptativas, determinam que o trabalho deve ser realizado constantemente em ciclos curtos, conhecidos como “sprints”, com duração entre 1 e 4 semanas. Além disso, todos os dias, uma reunião de 15 minutos chamada “stand up” (já que todos permanecem em pé) é realizada para determinar o que a equipe fez no dia anterior e o que está planejado para ser feito e se existem barreiras que impedem o progresso do trabalho.
Nessas reuniões, os membros da equipe também discutirão possíveis impedimentos que possam atrapalhar seu trabalho, obstáculos que devem ser contornados ou bloqueados.
Um sprint inicial prioriza histórias de usuários que, quando desenvolvidas, criarão um incremento que poderá ser entregue ao cliente. O conjunto de histórias de usuários é chamado de “backlog” do produto, uma lista de requisitos e funcionalidades que o produto deverá possuir.
Assim, por meio de entregas “incrementais”, novas características são adicionadas aos sprints subsequentes como incrementos mínimos viáveis de funcionalidades do produto. O backlog do produto está em constante movimento, é atualizado para priorizar, adicionar, modificar ou excluir histórias de usuários.
Essas iterações incrementais rápidas ajudam o produto evoluir para atender rapidamente às demandas ou expectativas em constante mudança do cliente ou do mercado.
Ao final de cada sprint a equipe valida o incremento produzido junto com o cliente. Dessa forma, o projeto se adapta constantemente usando o feedback do principal stakeholder do projeto. Para melhorar o trabalho em equipe, no próximo sprint a equipe realiza uma “retrospectiva” para obter Lições Aprendidas.
Valor
A principal vantagem dessa abordagem é a antecipação da geração de valor, uma vez que o cliente recebe um produto funcional em suas mãos mais cedo do que receberia em um ciclo de vida preditivo tradicional. Pode não ser um produto “completo”, mas é algo funcional o que permite a equipe de desenvolvimento receber feedbacks dos usuários.
E, muitas vezes, o cenário exige uma abordagem híbrida, combinando o melhor dos dois mundos. Por exemplo, o projeto é vendido de uma forma tradicional e internamente, em alguns entregáveis, práticas ágeis como o uso de ciclos curtos de trabalho com coleta constante de feedback para validação das entregas menores são usadas para trazer mais eficiência.
É fundamental entender a importância da gestão de projetos como instrumento para administrar a busca de resultados. A escolha da abordagem certa para a Gestão de Projetos passa por; fazer uma leitura correta do contexto, as características do projeto, as culturas das organizações envolvidas e, claro, o quanto é possível definir e escopo e requisitos nas etapas iniciais.
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