A Estrutura Analítica do Projeto, conhecida simplesmente como WBS (Work Breakdown Structure) não é algo novo na gestão de projetos.
A década de 60 foi um período bastante fértil no desenvolvimento de instrumentos de gerenciamento de projetos, produto do esforço de cooperação entre o Departamento de Defesa Americano, a NASA e a indústria aeroespacial.
Isso viabilizou-se principalmente face a necessidade de aperfeiçoamento dos sistemas de gerenciamento e controle dos grandes projetos americanos em andamento nesta época.
O próprio PMI – Project Management Institute elaborou um guia para sua elaboração conhecido com Practice Standard for Work Breakdown Structures (2006).
O que é
A Estrutura Analítica do Projeto representa a espinha dorsal do planejamento. Antes de tudo, ela identifica e organiza todo o esforço necessário para gerar o produto final acordado. Assim, é de vital importância, pois representa todo o trabalho a realizar.
Além disso, a estrutura agrega valor enorme ao fornecer perspectiva de gestão ao estar orientada aos produtos intermediárias do projeto. A soma desses sub-produtos representa a materialização da entrega final do projeto.
Sobretudo, a WBS é a estrutura hierárquica que decompõem o escopo do projeto. Dessa forma, cada nível descendente aumenta o detalhamento do trabalho do projeto.
A ideia central é transformar o projeto em vários pacotes de trabalho menores e, portanto, mais facilmente gerenciáveis.
Frederick Taylor, considerado para muitos o pai da Administração, já em 1911, em seu livro Princípios da Administração Científica, propunha que a busca da eficiência estava em desdobrar em elementos mais simples a complexidade do trabalho. Ou seja, dividir em tantas partes quantas fossem necessárias para alcançar melhor entendimento da questão. Muito atual!
Contudo, desenvolver a A Estrutura Analítica do Projeto não é apenas questão de dividir o todo em pequenas partes. Antes de tudo, ao elaborá-la devemos considerar a forma segundo a qual a empresa conduz seus processos de negócio. Isso irá influenciar o gerenciamento do projeto, e também o conhecimento do produto final.
Nesse sentido, é importante reconhecer que a experiência em projetos da mesma natureza contribui de uma forma decisiva na sua criação.
Como elaborar a estrutura a Estrutura Analítica do Projeto (WBS)
Pontos a considerar ao montar a WBS:
1. Considere WBS passadas
Elaborar a Estrutura Analítica do Projeto (WBS) não significa necessariamente elaborar algo novo. Em primeiro lugar, se possível, utilize projetos já realizados e semelhantes como ponto de partida para criação da estrutura e converse com pessoas que estiverem envolvidas em empreendimentos similares. Não devemos reinventar a roda a cada novo projeto.
2. Elabore a WBS orientada às entregas do projeto
Ao orientarmos a WBS aos sub-produtos, manteremos o foco no resultado, pois eles representam a soma das entregas parciais necessárias para à realização do projeto. Além disso, por tratar-se de elementos tangíveis e verificáveis, as entregas devem possuir critérios de aceitação claramente definidos. Eles serão fundamentais como parte do monitoramento e controle do projeto.
3. Denomine as entregas corretamente
Não use verbos no infinitivo para nomeá-las, mas sim substantivos. Por exemplo, não escreva “Integrar Banco de Dados”, mas sim “Integração do Banco de Dados”. Dessa forma, o foco está nos sub-produtos do projeto, que podem ser considerados como resultados intermediários. Uma vez que o uso de verbos implica ação, deixe para utilizá-los no nível de atividades.
4. Inclua todo trabalho necessário
Como a WBS é a estrutura que identifica e organiza o escopo do projeto, todo o esforço necessário para sua realização deve estar aí contido. Logo, se alguém estiver envolvido em algo que não contribua com nenhuma das entregas, ou ele está trabalhando em algo que não faz parte do projeto ou algo foi esquecido e portanto, a WBS foi elaborada incorretamente.
5. Deixe claro o trabalho a ser realizado
Elabore um Dicionário da WBS para fornecer uma descrição mais completa do trabalho nos seus diferentes pacotes. As informações podem incluir diversos itens como: descrição do trabalho, condições e requisitos de qualidade, premissas, recursos, responsável, critérios de aceitação, precedências, duração e riscos.
6. Encontre o nível adequado de detalhe
O detalhamento do trabalho deve ocorrer até um ponto que facilite o planejamento e controle. Ou seja, deve permitir a identificação dos recursos que serão necessários, bem como, estimar sua duração.
Além disso, outro sinal de que o nível adequado foi atingido, é conseguir atribuir claramente a responsabilidade pelo trabalho definido em um dado ponto do projeto.
Em função dos diferentes graus de complexidade de cada entrega, pode-se ter um número diferente de níveis de decomposição entre os sub-produtos do mesmo projeto. O detalhe máximo não é o objetivo, pois exigiria estrutura de gerenciamento muito grande, onerosa e não necessariamente produtiva.
7. Os sub-produtos decompostos devem representar 100% do elemento principal
Durante o processo de decomposição, nenhuma parte do sub-produto pode ser esquecida. Dessa forma, a soma dos sub-elementos deve representar a conclusão do elemento principal.
Para verificar a decomposição, antes de mais nada, pergunte: “A soma dos elementos decompostos equivale, em sua totalidade, ao elemento principal?”
8. Não decomponha em apenas um sub-produto
Um elemento deve ser desdobrado em pelo menos 2 sub-elementos. Dessa forma, verifique se a decomposição não ficaria mais completa adicionando-se outros sub-elementos. Utilize a regra dos 100% mencionada no tópico anterior.
9. Utilize um sistema de numeração
Ao criar a estrutura, cada elemento em qualquer nível deve possuir número que funcione como identificador. Assim, cada elemento poderá ser reconhecido facilmente e qualquer membro da equipe poderá determinar onde ele se encaixa na hierarquia do projeto. O sistema de numeração decimal é freqüentemente utilizado: ex. 1.0, 2.0, 3.0.
10. Não esqueça a Gestão do Projeto
Uma vez que o gerenciamento do projeto faz parte do trabalho necessário para que o produto final seja entregue ao cliente, ele deve fazer parte da WBS. Crie um sub-produto denominado Gestão do Projeto, e subordine a ele todo trabalho de gerenciamento. Isso inclui elaboração de planos, relatórios, revisões, reuniões de controle e outras etapas do gerenciamento.
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