O que é um projeto

Mas afinal, o que é um projeto?

Com frequência escutamos a palavra projeto em diferentes situações. Projeto de vida, projeto de governo, projeto social e até como nome de escola infantil, “Projeto Criança” como vi recentemente!

Mas até que ponto podemos aplicar a palavra projeto em diferentes contextos?

Duas definições como ponto de partida

O Project Management Institute, Inc (PMI), uma das mais importantes referências mundiais sobre o tema, define projeto como:

“Esforço temporário conduzido para criar um produto, serviço ou resultado único”.  

Já o IPMA – International Project Management Association, no seu Referencial de Competências Individuais propõe:

“empreendimento organizado, único, temporário e multidisciplinar que visa realizar entregas acordados em conformidade com requisitos e restrições pré-definidos”.

Há outras definições, mas para ficar em apenas duas e sem entrar no mérito das diferenças entre elas, todas possuem características comuns. Elas funcionam como divisores de água quando comparamos projetos com atividades operacionais:

Temporário

Significa que ele é um empreendimento finito. Isto não significa curta ou larga duração. Dessa forma, podemos ter um projeto que tenha uma semana, ou ainda, uma década. Um aspecto chave é que a estimativa de duração deve ocorrer antes do início de sua implantação.

Um período finito de duração não se aplica ao produto do projeto. Por exemplo, a construção de uma nova fábrica é um projeto, a sua operação não. Ou seja, todas as atividades cotidianas envolvidas no funcionamento das linhas de produção fazem parte de um esforço continuo e repetitivo, e portanto, sem uma data de término definida.

Único

Em algum momento do seu ciclo de vida, o projeto terá características próprias, o que faz com que ele seja único. Ou seja, cada projeto é um projeto diferente. Independente de possuirem similaridades, eles sempre possuirão uma característica, uma peculiaridade que estabelece sua singularidade.

afinal o que é projeto

É inegável que os desafios serão maiores para aqueles projetos que possuem alta incerteza, algo inerente aquilo que nunca foi feito antes. Ou seja, o ineditismo traz riscos.

Uma empresa de engenharia pode já ter construído dezenas de edifícios utilizando o mesmo desenho arquitetônico, porém cada projeto segue sendo um projeto diferente. Localização, fornecedores, clientes, materiais, condições ambientais, ou seja, peculiaridades que fazem com que cada projeto seja único.

Progressivamente elaborado

Significa que o escopo é definido inicialmente de uma forma mais ampla, e à medida que se avança no ciclo de vida, ele se faz mais explícito e detalhado. Ou seja, a cada passo dado, obtemos uma maior compreensão do projeto.

É uma característica importante do ponto de vista administrativo pois nos permite avançar de uma maneira progressiva. Ao final de cada fase, se realiza uma avaliação para aprovar o produto gerado e autorizar o início da fase seguinte.

Porém, ainda que importante do ponto de vista de gerenciamento, é uma característica que inspira cuidados.

Por exemplo, após compromissos assumidos entre as diferentes partes, se no meio do caminho a parte executante perceber que os recursos necessários para entregar o produto acordado, serão maiores que os inicialmente imaginados, ela sem dúvida enfrentará problemas em equacionar os aspectos de tempo, custo e qualidade do projeto em função dos acordos já assumidos.

Portanto, fica evidente que neste contexto de compreensão gradual do projeto, um grande desafio é coordenar a definição do produto final com a identificação do trabalho que será necessário para gerar tal produto.

Elementos interdependentes

Quando discutimos o que é um projeto, existe um consenso que cada um deles possui um determinado grau de complexidade oriundo, em parte, do inter-relacionamento entre os seus elementos.

Atividades que são dependentes de outras, ou mesmo, aquelas que são simultâneas, ou ainda, que ocorrem em momentos específicos ao longo do tempo devem ser bem coordenadas, para não colocar em risco os objetivos do projeto.

Orientado a um resultado

Todo projeto nasce a partir de determinadas necessidades que podem representar problemas ou oportunidades. Um aspecto básico a todo projeto é a sua orientação a um determinado objetivo ou conjunto de objetivos.

Afinal, objetivos estabelecem o norte, o rumo, a direção que o projeto irá tomar. Todo o trabalho e o esforço, têm como razão a busca desses objetivos que estarão limitados pelo tempo, custo e qualidade. A forma como eles são estabelecidos podem representar a diferença entre o sucesso e o fracasso do projeto.

Contudo, definir objetivos não é algo simples. Primeiramente é necessário compreender as necessidades que dão origem ao projeto de uma forma ampla. Conhecer as diferentes perspectivas dos envolvidos é fundamental para se obter uma compreensão dos interesses e expectativas que cercam o projeto.

Objetivos possuem hierarquias, o próximo desafio é entendê-las. É preciso identificar o objetivo final, ou seja, em ultima estância o que se quer atingir.

A partir deste ponto, desdobrá-lo em metas mais concretas com indicadores de desempenho é fundamental. Dessa forma, elas vão funcionar como parâmetros de sucesso para poder avaliar o que se entrega ao final do projeto.

Técnica SMART

Se recomenda utilizar como apoio para a formulação dos objetivos o acrônimo S.M.A.R.T. que significa inteligente em inglês. Cada letra representa um atributo que deve ser considerado ao formular um objetivo. Ainda que existam algumas variações quanto o significado de cada atributo, abaixo segue uma perspectiva consistente:

S (specific)

A meta deve ser específica o suficiente para gerar um entendimento comum entre os envolvidos quanto ao que se quer alcançar.

Metas ambíguas e genéricas não permitem orientar a equipe ao resultado. Uma visão clara do que se quer buscar é fundamental para a definição de foco. 

Múltiplas interpretações de uma mesma meta é um poderoso sinal de que o objetivo não está específico o bastante.

M (measurable)

Não pode haver dúvidas sobre como avaliaremos a meta. Ela deve possuir uma métrica de desempenho que forneça de uma maneira cristalina os parâmetros para avaliação. Perguntas chaves são: O que significa sucesso? Como ela será mensurada?

A (actively-influenced)

Significa que o alcance da meta deve estar sob a zona de influência do gestor do projeto, sob seu campo de ação.

Ela deveria ser acordado, não uma imposição, mas sim uma negociação o que contribui com o sentimento de apropriação (ownership).

Assegurar que os principais recursos necessários para a execução do projeto estejam disponíveis também faz parte dessa negociação.

R (realistic)

A meta deve estabelecer espaço para crescimento, a ideia é expandir nossa zona de conforto. Fazer mais do que estamos fazendo hoje! Claro que devemos ter cuidado para não exagerar, metas irrealistas são elementos de desmotivação. Como saber? Já realizamos algo similar? Já chegamos perto de alcançar?

Factível e ao mesmo tempo, desafiador o suficiente para nos estimular. O verdadeiro sentimento de realização é ultrapassar as “zonas de conforto” na busca de um desempenho superior.

Uma forma de estabelecer metas que ao mesmo tempo são realistas e desafiadoras é envolver os stakeholders, fazendo eles se sentirem parte da solução.

T (time-related)

Já vimos que a dimensão tempo possui uma posição de destaque quando definimos o que é um projeto. Assim sendo, é importante reconhecer, que sem uma clara referência de tempo fica impossível estabelecer prioridades.

Isso é fundamental não apenas para despertar um sentimento de urgência, como também para permitir estabelecer pontos de controle intermediários e com isso realizar análises objetivas quanto ao progresso das atividades.

Estabelecer resultados intermediários e comemora-los é importante para construir a confiança e expandir a visão sobre o que é possível ser alcançado.

O ciclo de vida de um projeto

Devemos organizar o projeto em fases e etapas de maneira lógica para facilitar o seu gerenciamento. O conjunto de fases é o seu ciclo de vida.

A própria empresa deve definir o número de fases que deve estar alinhado com as características do seu negócio e do mercado em que atua. 

Existem empresas que possuem um ciclo de vida mais enxuto, com 2 fases bem marcadas, por exemplo Oferta e Execução.

Outras organizações possuem um ciclo de vida mais amplo, com mais fases; Fase Conceitual, Projeto Básico, Projeto Executivo, Implantação e Comercialização.

Por exemplo, quando uma empresa identifica uma oportunidade de negócio que gostaria de perseguir, geralmente inicia uma análise de viabilidade. Ela será utilizada como subsídio para a tomada de decisão que culminará com a aprovação ou não do início do projeto.

O ciclo de vida irá determinar se a análise de viabilidade será a primeira fase do projeto ou, se será um projeto separado e independente.

Por tanto, a definição do ciclo de vida deve estar alinhada com o negócio da empresa e seus processos de gerenciamento.

Características do ciclo de vida de um projeto

Independente do número de fases, os ciclos de vida possuem características comuns:

  • As fases são sequenciais, ou seja, o produto gerado em uma fase será a entrada da fase seguinte.
  • Os níveis de custo e pessoal é baixo no início, alcança seu pico durante a fase de execução e cai rapidamente quando o projeto se aproxima de seu encerramento.
  • O nível de incerteza é mais alto no começo e, portanto, o risco de não atingir os objetivos é maior nas fases iniciais. Ou seja, a medida que o projeto avança, aumenta a segurança de se alcançar os resultados propostos.
  • O poder que possuem os interessados em influenciar as características finais do produto do projeto, é maior no inicio e diminui à medida que o projeto avança. Isso ocorre por que o custo da correção de erros e mudanças é maior a medida que o projeto vai evoluindo.

A transição de uma fase no ciclo de vida de um projeto é caracterizada por entregas que precisam ser reconhecidas pelos principais envolvidos.

Dessa forma, a aceitação dessas entregas representa não apenas o encerramento de uma fase como também a aprovação do inicio da fase seguinte. Os finais de fase são geralmente os Marcos do projeto.

Marcos, ou ainda Milestones em inglês são eventos que são usados como pontos de orientação para avaliar o progresso do trabalho de uma forma objetiva.

Na grande maioria das vezes eles são as próprias entregas do projeto. Portanto, sua identificação faz parte do planejamento ainda que, serão efetivamente utilizados na fase de monitoramento e controle.

Conclusão

Podemos voltar ao questionamento que originou este texto. Afinal, o que é um projeto? Por fim, com as colocações feitas, temos elementos suficientes para diferenciar um projeto de atividades cotidianas e operacionais.

A gerência de projetos não é uma ciência exata. Antes de mais nada, possui sem dúvida, uma forte relação com os “hard skills”, através da utilização de processo e métodos, mas também possui uma relação estreita com os “soft skills”, por meio das habilidades inter-pessoais exigidas.

Dessa forma, em um ambiente em que cada vez mais os ingressos das companhias são provenientes de projetos, fica evidente a importância de se buscar uma sólida formação em gestão de projetos.

Será essa formação em conjunto com a experiência, que permitirá enfrentar os desafios, que  não serão poucos, impostos pelos projetos. Conhecer suas características básicas é apenas o primeiro passo.

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