Mas afinal, quais são as razões por que projetos dão errado?
Desde o lançamento do primeiro relatório da série CHAOS Report em 1994 do The Standish Group sobre porque projetos de desenvolvimento de software falham, o tema se transformou em um “clássico” nas conversas sobre Gestão de Projetos.
Na época, o que chamou muito a atenção foram as incríveis taxas de insucesso reportadas. Apenas 16% dos projetos eram bem sucedidos. 53% dos projetos estouravam o custo e tempo e 31% dos projetos eram cancelados antes mesmo do seu encerramento.
Quase 20 anos depois, os números continuavam muito desanimadores. Mais da metade dos projetos realizados estouravam o orçamento e o prazo.
Ainda que com o passar do tempo esses números começaram a ser questionados, existe uma percepção geral dos profissionais de gestão de projetos que taxas de insucesso são consideráveis.
O Project Management Institute por meio de sua pesquisa Pulse of the Profession de 2019 mostra que as organizações desperdiçaram quase 12% de seu investimento em projetos com mau desempenho. O pior é que o número praticamente não se alterou nos últimos cinco anos.
Afinal de contas, quais são as razões por que projetos dão errado?
É importante entender que não existe só um vilão para essa história, o insucesso de um projeto é resultado de um conjunto de fatores que se relacionam.
E não apenas isso, a própria definição do que é sucesso também faz com que essa discussão não seja algo trivial.
No passado, atender os elementos da restrição tripla (qualidade, tempo e custo) era sinônimo de projetos que deram certo. O próprio termo nos remete a figura de um triangulo que se refere a 3 demandas inter-relacionadas.
À medida que a disciplina de projetos evoluía, outros elementos começaram a fazer parte dessa equação. O equilíbrio neste triangulo é o Escopo do projeto, que é todo o trabalho que será necessário para a realização do projeto.
A questão é que hoje, não é porque você conseguiu entregar algo no prazo, respeitando o orçamento e atendendo os requisitos de qualidade, que automaticamente isso significa sucesso.
A perspectiva do cliente é fundamental nesta equação. Ou seja, o valor está diretamente relacionado com a percepção dos benefícios versus o preço pago pela entrega.
O objetivo de um projeto é produzir uma entrega que satisfaça as expectativas do cliente impactando positivamente o seu negócio. Se o cliente paga por deliverables que geram pouco ou nenhum benefício, certamente ficará insatisfeito.
As 7 razões porque projetos dão errado são:
1- Escolha errada do projeto
Não importa quão bem o projeto é gerenciado quando você trabalha no projeto errado. Neste caso a decisão que culminou com a seleção do projeto não levou em conta as reais necessidades e dores dos principais stakeholders.
Oferecer a solução perfeita para o problema equivocado não gerará valor. Pior ainda é usar recursos preciosos da organização em detrimento de outras iniciativas que poderiam contribuir positivamente com o resultado da empresa.
2- Falta de critérios objetivos para avaliar a entrega final
Entregar o projeto no prazo e dentro do budget não necessariamente é sinônimo de sucesso.
Além de critérios de aceitação tangíveis, definir o que é valor e como ele será mensurado é muito importante para gerenciar expectativas. Acima de tudo, a situação ideal é quando a definição de valor está alinhada aos objetivos estratégicos do cliente final.
3- Escopo mal definido
Importante mencionar que existem dois escopos no contexto de projetos.
Primeiramente, o escopo do projeto que é todo o trabalho que será necessário para produzir a entrega final.
Por fim, o escopo do produto do projeto. Este último sendo as características físicas e técnicas (especificações) da entrega final.
Independentemente de qual escopo estamos discutindo, se não somos capazes de definir os limites e fronteiras do nosso projeto dificilmente conseguiremos atender a expectativas do cliente. Isso ocorre pelo simples fato que não sabemos onde elas começam e nem terminam!
Gerenciar projetos significa gerenciar entregas. Ciclos curtos de trabalho com entregas intermediárias sendo validadas em conjunto com o cliente permitindo ajustes ao longo do caminho. Este é um dos pilares da cultura Ágil.
4- Falta de engajamento do sponsor
A forma como o sponsor interage com a equipe e seu entorno pode facilitar enormemente a vida do responsável pelo projeto ou torná-la um verdadeiro pesadelo. Portanto, os 5 principais papeis que o sponsor de um projeto não pode delegar são:
- Primeiramente, validar que as reais necessidades ou oportunidades estão sendo endereçadas pelo projeto. Principalmente porque ele foi um personagem importante durante elaboração do business case que culminou com a iniciação do projeto
- Explicar para a equipe como o projeto contribui com o negócio e os objetivos estratégicos da área / empresa
- Apoiar a equipe do projeto oferecendo direcionamento e disponibilizando oportunamente os recursos chaves para sua implementação
- Defender o projeto internamente quando conflitos organizacionais surgirem e tomar decisões rápidas ao escalar as situações
- Muito embora ele não seja o líder do projeto, ele possui experiência e supostamente conhece bem o negócio. Portanto, deve atuar como coach, compartilhando seu conhecimento e apoiando o desenvolvimento do Project Manager
5- Falta de comunicação
A comunicação é a base das relações humanas e estabelece como interagimos com todos os stakeholders do projeto. Antes de mais nada, não apenas dentro da própria equipe, fomentando uma cultura de transparência e confiança, mas também com as principais partes interessadas.
Por fim, interagir com o cliente apenas durante a assinatura do contrato e durante a busca da aceitação da entrega final é a receita do fracasso.
6- Falta de uma abordagem estruturada de gerenciamento de projetos
Ainda que frameworks ou metodologias não sejam garantias do sucesso de projetos, o uso de boas práticas são instrumentos de apoio importantes no processo de gestão de um projeto. Dessa forma, Cursos de gestão de projetos podem ser uma excelente opção para a capacitação do seus colaboradores.
De acordo a 8ª. pesquisa de gerenciamento de projetos PULSE of the Profession de 2016 do PMI, projetos são 2,5 vezes mais exitosos quando se utiliza as boas práticas de gerenciamento de projetos.
7- Pouco esforço dedicado ao planejamento
A revista Exame de abril de 2015, publicou reportagem sobre como as grandes obras brasileiras esbarram na pura falta de inteligência.
De acordo com o Núcleo de Infraestrutura e Logística da Fundação Dom Cabral, 40% do tempo previsto para uma obra no Japão é de planejamento. Na Alemanha é de 50%. No Brasil, 20%. Ou seja, países desenvolvidos gastam mais que o dobro do tempo em planejamento em projetos.
Conclusão
Projetos bem sucedidos não são produto de uma abordagem cartesiana puramente racional. Portanto, obviamente não existe uma equação que garanta o sucesso dos nossos projetos.
Ao longo do artigo abordamos as principais razões do porque projetos dão errado. A princípio, o que podemos concluir, é que as organizações devem valorizar e apoiar a gestão de projetos como instrumento para aumentar as chances de sucesso. Assim sendo, devem fazer com que a gestão de projetos seja um meio para administrar a busca de resultados.
Afinal, mesmo que não utilizem o termo “projeto”, elas certamente reconhecem a importância de transformar iniciativas em resultados.