A análise de stakeholders, ou ainda partes interessadas, é um instrumento fundamental para a definição do projeto. Antes de mais nada, falar em Definição é estabelecer o propósito do projeto, escolher sua direção e determinar suas fronteiras.
Acima de tudo, dificilmente seremos bem-sucedidos se não somos capazes de entender quais são as necessidades e interesses que dão origem ao projeto. Para isso, devemos oferecer respostas convincentes a perguntas chaves, tais como:
- Por que o projeto existe?
- Qual é seu propósito?
- Que expectativas serão atendidas pelo projeto?
Stakeholders
Contudo, a análise de stakeholders vai além de simplesmente oferecer respostas objetivas a essas perguntas. Ela ajuda a definir quem são os principais envolvidos, entender o porquê eles são importantes e que estratégias implementar para gerenciá-los.
O PMI, Project Management Institute, por meio do PMBOK®, Project Management Body of Knowledge, define parte interessada como:
Um individuo, grupo ou organização que possa afetar, ser afetado, ou sentir-se afetado por uma decisão, atividade, ou resultado de um projeto.
Glossário (GUIA PMBOK®) Sexta Edição
Ou seja, TODOS aqueles envolvidos direta ou indiretamente e que serão impactados, positiva ou negativamente pelo projeto ou seu resultado.
Baseado nesta definição, percebemos que a lista de stakeholders pode ser bastante extensa. Portanto, é fundamental filtrar quem são as principais partes interessadas e direcionar os esforços para engajá-los no projeto.
Ainda assim, em projetos mais simples, será mais fácil determinar quem são os principais stakeholders. Contudo, em projetos mais complexos, uma abordagem mais estruturada, dividida em etapas bem definidas, será de grande ajuda.
A Análise de Stakeholders
Identificação
Em primeiro lugar, com a equipe do projeto, se recomenda realizar uma sessão de brainstorming para identificar tanto as partes internas (ex. colaboradores) como as externas (ex. fornecedores). Ou seja, desde os mais óbvios, que atuam diretamente no projeto, como aqueles menos óbvios que são externos ao projeto ou que possuem participação indireta.
Nesse sentido, envolver as pessoas com mais experiência e que possuem um histórico com o mesmo tipo de projetos que estamos tratando é um caminho natural para uma identificação completa.
A princípio, definir categorias (internas/externas, diretos/indiretos) poderá ajudar como disparador desse processo. O resultado dessa etapa será uma lista dos stakeholders do projeto.
Análise
Etapa que promove o levantamento das necessidades, interesses, bem como o reconhecimento das atitudes em relação ao projeto (apoiador, neutro ou bloqueador). Assim, levando em conta esses fatores e a importâncias das partes interessadas, essa etapa resulta na priorização dos stakeholders.
Antes de mais nada, é importante reconhecer que a única maneira de obter esse entendimento é comunicar-se. Aliás, a comunicação é frequentemente listada como uma das causas do por que projetos falham. Confira as outras neste artigo por que projetos dão errado.
Em outras palavras, a etapa de análise exigirá a aplicação de todas as habilidades interpessoais, principalmente a escuta ativa.
Primeiramente, o que se busca, é entender o projeto de diferentes ângulos, a partir de diferentes perspectivas. Perguntas chaves para a análise de stakeholders são:
- Quais são as principais expectativas com relação ao projeto?
- Como o “mundo” do stakeholder será impactado?
- Eles possuem interesses que podem entrar em conflito com o projeto?
- Quais são as principais preocupações?
- Que habilidades e/ou recursos são chaves para o sucesso do projeto?
- Onde e como os interesses dos stakeholders se alinham ou divergem?
Acima de tudo, envolver os stakeholders nas etapas iniciais do projeto aumenta as chances de que contaremos com seu apoio a medida em que eles se sentem parte do processo, parte da solução. Por outro lado, ao se sentirem esquecidos, a busca do engajamento será muito mais difícil.
Quanto mais interagir com as partes interessadas nas etapas iniciais do projeto, melhor será o entendimento dos interesses e expectativas. Isso aumentará as chances de definir o escopo corretamente, o que resultará em um entendimento mais amplo do porquê o projeto existe e quais serão os seus benefícios.
Priorização
À primeira vista, nos projetos temos mais partes interessadas que recursos para gerenciá-las. Além do que, sabemos que existem stakeholders que são mais importantes que outros. Portanto, devemos determinar quem são os essenciais e que concessões serão necessárias para ganhar seu apoio.
Matriz Influência X Interesse
Uma técnica utilizada para a priorização de stakeholders é a matriz Interesse X Influência, dimensões que funcionam como critérios para determinar os stakeholders prioritários.
Considere que o posicionamento dos stakeholders nos quadrantes é produto de uma análise comparativa. Dessa forma, para não perder o referencial de comparação, primeiro analise uma das dimensões (eixos) para depois passar para o outro.
Ou seja, ao começar pela Influência, analise comparativamente todos os stakeholders nesta mesma dimensão. Somente após terminá-la, você deve começar a determinar seu Interesse.
Como resultado, aqueles com maior influência e maior interesse, são os mais importantes. O próximo passo será disparar uma reflexão fundamental; como esses personagens chaves serão gerenciados?
Definição de Estratégias
Engajamento é a palavra de ordem, mas não necessariamente deve ser obtido por você. Algumas partes interessadas são melhor engajadas por terceiros.
Por exemplo, contratar uma empresa de relações públicas para lidar com a imprensa ou mesmo, recorrer a um colaborador que é respeitado tecnicamente. Explore seu networking!
Para obter o apoio, influenciar e mesmo persuadir as principais partes interessadas não basta ter argumentos claros, você precisará conhecer seu público. Para isso, uma ferramenta interessante é o Empathy Map.
Passos para um plano de gerenciamento de stakeholders
Para desenvolver um plano realista de gerenciamento são necessários pelo menos 3 componentes:
- Conheça a prioridade dos principais stakeholders
Não caia na tentação de achar que todos veem o valor do projeto como você o vê.
2. Reflita sobre estratégias de persuasão
Vivemos em mundo transacional, logo use argumentos que realmente interessam. Neste ponto a pergunta chave é: O que eles querem?
Argumentos são importantes tanto a nível racional, com indicadores sólidos e tangíveis como a nível emocional (interesses pessoais e visão de futuro).
Adapte os argumentos considerando as características pessoais de cada um.
Reconheça que, nos projetos, também existem as partes desinteressadas. Assim sendo, um esforço de persuasão será fundamental para combater essa indiferença.
Os indiferentes podem começar a apoiar o projeto, desde que vejam quais são seus benefícios. Portanto, se coloque no lugar do outro e reflita como o projeto beneficiaria determinado stakeholder?
3. Esteja preparado para fazer concessões
Identificar as dores e desejos das partes interessadas, não significa necessariamente atender a todas as expectativas. Devemos ser realistas, e para isso, é preciso aprender a dizer não!
Sem isso não seremos capazes de buscar um equilíbrio entre Qualidade, Tempo e Custo. Portanto, antecipadamente você precisa reconhecer como o projeto irá impactar cada parte interessada.
A gestão de stakeholders é um processo dinâmico. A medida em que o projeto avança, novos atores podem surgir. Além disso, os atuais podem mudar de opinião e importância.
Como parte do monitoramento e controle do projeto, periodicamente a análise deve ser revista, e muito provavelmente, atualizada. Afinal, neste mundo VUCA, o que não falta são mudanças.